EO atau Event Organizer ialah tenaga profesional yang merencanakan dan mengatur berbagai jenis acara seperti pernikahan, pameran, konser dan bisnis. Dalam acara bazar atau konser, EO berperan penting untuk meningkatkan omset penjualan. Acara diupayakan berjalan dengan lancar dan menyenangkan agar pelanggan tertarik membeli produk.
EO bertanggung jawab dalam mengatur semua aspek pada acara sekaligus memastikan bahwa pengalaman peserta acara baik merchant maupun pelanggan menjadi tidak terlupakan. Berikut apa saja peran event organizer bagi keberlangsungan acara bazar atau konser.
Tanggung Jawab Event Organizer bagi Bazar atau Konser
1. Konsep Acara
Konsep acara yang dibuat EO harus dibuat sekreatif, unik, dan semenarik mungkin. Mereka harus menghadirkan elemen kreatif seperti hiburan, tema, dekorasi, dan susunan sesuai visi acara serta target audiens. Hal inilah yang meningkatkan penjualan merchant karena semakin banyak pengunjung, semakin banyak pula pelanggannya. Untuk mengatasi antrian panjang, sebaiknya gunakan kasir pintar Olsera.
2. Manajemen Vendor
EO berpengalaman sudah memiliki jaringan luas seperti penyedia layanan dan vendor yang dibutuhkan untuk brand atau penyedia layanan. Mereka juga bekerja sama dengan pihak catering dalam menyuguhkan makanan serta minuman bagi peserta yang mengisi acara live music atau konser.
3. Marketing
EO juga bertanggung jawab dalam hal marketing. Mereka memasarkan acara dengan cara yang menarik untuk memikat para pengunjung. EO profesional tentu sudah memiliki tim pemasaran khusus media sosial, media cetak, penyiaran dan konten promosi. Sehingga, skala bisnisnya semakin luas dan mencakup lebih banyak pelanggan.
4. Perencanaan
Konser atau bazar membutuhkan perencanaan yang matang agar acara berjalan lancar. EO lah yang berperan penting dalam merancang keseluruhan acara mulai dari awal sampai akhir. EO perlu menentukan tema dan tujuan acara untuk memilih konsep keseluruhan acara dan tujuan secara spesifik sebelum hari pelaksanaan. Rancangan acara juga perlu disusun dengan sistematis.
Pada hari pelaksanaan, tanggung jawab EO sangatlah besar karena mereka memastikan bahwa semua persiapan harus berjalan sesuai rencana. EO pun harus mampu mengatasi setiap masalah yang muncul. Dalam hal ini, EO perlu mengkoordinasikan semua tim yang terlibat bahwa mereka bekerja sesuai tugas dan tanggung jawabnya.
EO juga wajib mampu memanajemen waktu dengan baik. pastikan setiap sesi dan kegiatan berjalan sesuai jadwal yang ditentukan. Untuk mengawasi secara langsung, EO berada di lokasi. Pastikan bahwa semua pihak merasa nyaman selama acara berlangsung. Bagi merchant, sangat disarankan menggunakan aplikasi kasir terbaik dalam melayani pelanggan.
5. Anggaran dan Lokasi
Anggaran wajib diatur secara detail agar semua aspek acara terpenuhi tanpa melebihi dan mengurangi batas anggaran yang telah ditentukan. Mulai dari negosiasi dengan vendor, penyedia layanan, transportasi hingga manajemen logistik. Lokasi juga mempengaruhi kesuksesan acara. Maka dari itu, sebaiknya pilih lokasi yang strategis dan sesuai kebutuhan.
6. Keamanan dan Keselamatan
Keamanan dan keselamatan juga termasuk tanggung jawab EO selama acara berlangsung. Pastikan bahwa peraturan keselamatan dipatuhi seperti penyediaan ambulance dan penggunaan tangga darurat. Tata letak benda-benda berbahaya seperti kabel listrik juga perlu diperhatikan agar terhindar dari jangkauan anak-anak.
Itulah apa saja peran EO pada acara konser atau bazar. Dengan memenuhi semua tanggung jawabnya, acara pun berjalan dengan lancar. Para vendor yang menyediakan produk atau layanan pun mendapatkan dampaknya seperti penjualan meningkat dan pelanggan yang semakin bertambah. Untuk memudahkan kegiatan transaksi, manfaatkan aplikasi point of sale.
